Une conférence de presse est un événement médiatique au cours duquel des personnalités qui font l’actualité invitent des journalistes à les écouter et, le plus souvent, à leur poser des questions.

La conférence de presse cible les journalistes, blogueurs et tous les influenceurs du web aptes à diffuser une information fiable autour d’une actualité. Ces informations peuvent concerner une institution, une entreprise, une marque. L’objectif pour le conférencier se rapporte donc à divulguer une information assez pertinente pour qu’elle soit digne d’être relayée dans les médias.

Au nombre des personnes ou entités susceptibles de donner des conférences de presse, on trouve régulièrement des hommes politiques, des célébrités, des équipes sportives, des avocats lors de procès, des studios de cinéma, des sociétés commerciales lors de la sortie d’un produit, etc. Le but recherché via une conférence de presse est d’obtenir une publicité gratuite de la part des médias.

Les objectifs d’une conférence de presse sont :

  • Annoncer une actualité importante, une information complexe ou sensible,
  • Lancer un événement ou une opération spéciale,
  • Présenter un dispositif d’information (une campagne de communication, un rapport, etc) ou un bilan d’action,
  • Permettre aux journalistes de rencontrer une personnalité de tout premier plan ou à laquelle ils ont difficilement accès.

 L’organisation de votre conférence de presse en 12 étapes

  1. Déterminez la date, le jour et l’heure de votre conférence de presse.
    • L’heure à laquelle vous faites votre conférence aura inévitablement un impact auprès des médias. Sachez que si vous tenez une conférence de presse en après-midi, vous avez peu de chance d’avoir la présence des médias, car ceux-ci retournent normalement au bureau en milieu d’après-midi pour remettre leur matériel à la production.
  2. Créez vos listes d’invités 
    • Dressez la liste des personnes ou des entreprises que vous désirez recevoir à votre conférence de presse. Faites aussi la liste des médias à inviter pour vous assurer d’une visibilité optimale.
  3. Préparez vos invitations
    • En amont de la conférence : un système d’invitation performant et flexible (possibilité d’accepter l’invitation avant le jour de l’événement tout comme la possibilité de l’annuler).
    • Une image vaut mille mots ! il est recommandé donc de mettre une image à propos du sujet de votre conférence de presse et le logo de votre entreprise. Dans l’invitation, vous devez mettre en évidence le lieu, l’heure et l’adresse.
  4. Rédigez votre communiqué de presse
    • La rédaction d’un dossier de presse avec les temps forts de la conférence et les informations essentielles à diffuser aux journalistes.
  5. Prévoyez le déroulement de votre conférence de presse
    • Planifiez l’arrivée sur les lieux pour la préparation.
    • Réservez du temps pour l’installation du décor et du matériel technique (sonorisation). Effectuez des tests pour la qualité du son et pour la projection de documents (présentation PowerPoint et/ou vidéo).
    • Désignez une personne responsable de l’accueil des médias et des invités.
    • Choisissez un animateur pour votre conférence de presse.
    • Déterminez qui prononcera les allocutions, dans quel ordre et la durée de chacune d’entre elles. Aussi, il est toujours préférable de remettre une copie des allocutions à l’animateur afin qu’il puisse bonifier ou compléter, au besoin, les discours.
    • Gardez du temps à la fin de la conférence de presse pour la prise de photos et la tenue d’entrevues avec les médias.
  6. Envoyez vos invitations aux partenaires et collaborateurs
    • De préférence, avisez les gens d’affaires une à deux semaines à l’avance afin de vous assurer de leur disponibilité et de leur présence.
  7. Envoyez vos invitations aux médias quelques jours à l’avance
    • Normalement, les médias planifient leur semaine suivante le vendredi. Si possible, envoyez vos invitations le vendredi matin. Je vous conseille de mettre votre représentant des ventes de chacun des médias en copie sur vos courriels. Vous augmentez ainsi vos chances de faire parler de vous, et ce, même si les caméras ne se déplacent pas.
    • Un lieu pertinent selon le thème de la conférence : suffisamment grand pour accueillir les médias et suffisamment attrayant pour les faire venir.
  8. Planifiez un rappel très tôt le matin de votre conférence de presse
    • Pour vous assurer de la présence des médias, pensez à envoyer un rappel de votre conférence de presse le jour même vers 6 h ou 7 h. Afin de maximiser vos chances d’avoir une couverture médiatique, je vous suggère également de prendre le temps d’appeler les salles de presse le matin même afin de valider la présence des médias à votre conférence de presse.
  9. Jour J : suivez votre déroulement
    • Ayez en main le déroulement de votre conférence de presse et improvisez, au besoin, selon la situation.
    • Une présentation dynamique : capter l’attention des journalistes tout au long de la conférence avec un discours attractif, des animations interactives et éventuellement des produits dérivés.
    • Reporter la conférence en direct sur internet : les absents pourront ainsi y assister.
  10. Après la conférence, envoyez votre communiqué de presse aux médias
    • Utilisez la même liste que pour l’envoi courriel des invitations et placez votre communiqué de presse en pièce jointe;
  11. Surveillez les médias
    • Dans les jours qui suivent votre conférence de presse, consultez les médias afin de voir les différents articles publiés. Tous les médias ont des archives, alors vous pouvez facilement retracer un topo fait au bulletin de nouvelles sur internet.
  12. Partagez votre couverture médiatique
    • Publiez les liens vers les articles et les topos qui traitent de votre conférence de presse sur votre site internet et sur vos réseaux sociaux. Vous gagnerez en visibilité !